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仕事で使える時間管理のワザ3選

仕事で使える時間管理のワザ3選

こんにちは、らくなままです。

今日は、フルタイム歴約16年、ワーママ歴約9年の私が、

これまでの経験を通して学んだ「仕事で使える時間管理のワザ」について綴ります。

フルタイムワーママは、どうしても時間に追われます。

追われたくなくても、追われます。

だって、夕方になったら保育園や学童のお迎えの時間があるから・・・

どうしてもタイムリミットがある。

でもだからこそ、

●いかに効率よくするか

●いかに集中してするか

というコストパフォーマンスの高い仕事の進め方を身につけることができます。

むろん完璧にとはいきませんが、

私が実際にやってみて、仕事を効率的に進められる方法を3つを紹介します。

【結論:その3つの方法は・・・】

1.朝は、1日のスケジュールを確認

まず、心を落ち着けるために、

職場には少しだけ余裕をもった時間に出社します。

そして、大好きな珈琲を飲みながら、

今日1日のスケジュールを確認します。

この「スケジュール」は、前日の退社前に付箋紙に書き出しておいたもの。

これを見ながら、

朝一番に、今日1日の動きを、頭の中でイメージしておきます。

①最優先事項(緊急性があるもの等)

②優先事項(締め切りがあるもの、重要なもの等)

③できれば今日終わらせておきたいもの(その他必要な仕事等)

④時間があったらやりたいこと(書類整理、机の整理整頓等)

1日の中で、最も集中力が高い時間帯は、「朝」です。

ですから、午前中はできるだけ集中力が求められる仕事を終わらせるように予定を組みます。

もし、前日の退社前に書いた「スケジュール」がしっくりこなければ、朝のうちに書き直します。

紙に書くことで、視覚的に仕事内容を把握できるので、

ここで、仕事のスイッチを入れることができます。

始業が始まる前には、メールにもさーっと目を通しておきます。

ここでは、どんなメールがきているかを、ざっくり把握することに努めます。

もし、メールの中に、緊急性の高いもの、重要なものがあれば、

先ほどの付箋紙に書き出しておきます。

朝の始業前のメールチェックは、さーっと目を通すだけ。

ひとつひとつじっくり読んでいたら、午前中を無駄に過ごすことになります。

とはいえ、じっくり読む必要があるメールや、返信が必要なメールもありますから、

それらは忘れないように、別の付箋紙に書き出しておいて、机の見えるところに貼っておきます。

そして、午後の空いた時間に、それらをするようにしています。

2.昼は、午後のスケジュールを見直す

午前中のうちに、集中力が求められる仕事を終わらせておくようにしていますが、

来客や電話対応で、予定通りにいかないこともしばしば・・・。

そのため、午後の仕事が始まる前に、スケジュールを見直して、必要に応じて書き直します。

午後に残された時間をイメージしながら、今日確実に終わらせたい仕事を書き出すようにすると、

良い意味でのプレッシャーがかかって、午後の集中力もぐんっと高まりますよ。

昼の仕事も、なんとなく始めると、時間通りに仕事が終わらないことになりかねないので、

意識してスケジュールを見直します。

3.夕方は、明日のスケジュールを書き出す

フルタイムワーママの1日はあっという間。

気づいたら、退社まであと15分!なんてこともよくあります。

最近はパパのお迎えも増えてきましたから、ワーパパさんも同じですかね。

(といっても、ママのお迎え率が高いのも事実。)

保育園や学童のお迎え時間がありますから、

夕方はどうしても時間との闘いになりますね。

私が子供のお迎え当番である日は、

退社まで残り15分になったら、仕事を収束させます。

そして、「明日のスケジュール」を

①最優先事項

②優先事項

③できれば今日終わらせておきたいもの

④時間があったらやりたいこと

の順番に、付箋紙に書き出して、机の上に置いておきます。

この作業は、頭の整理になるので、とても重要です。

これによって、明日やるべき重要な仕事を、忘れないようにすることができます。

何が終わっていて、何が終わっていないのか、

締切のある仕事がどれだけ迫っているのかなどを、

冷静に把握することができます。

そして翌朝、それを忘れることなく思い出すことができるので、

結果として効率良く仕事を始めることができるのです。

(※ブレイクタイムのコーヒーって、身体に染みわたる~。贅沢な時間よね~。)

フルタイムワーママの「仕事で使える時間管理のワザ3選」

いかがでしたか。

いつも、なんとなく仕事に取りかかってしまうと、

重要な仕事を忘れてしまったり、

締切のある仕事に追われてしまったり、

結果として、自分自身が苦しくなります。

ですから、1日のスケジュール(時間管理)はとても大事。

朝は、1日のスケジュールを確認する。

昼は、スケジュールを見直す。

夕方は、明日のスケジュールを書き出す。

これを欠かさずにしておくと、

限られた時間の中で、効率よく、集中して、仕事を進められるようになります。

仕事の時間も、私たちの人生の大切な時間の一部ですから、

しっかり充実した、満足のいく時間を過ごせたら、素敵ですよね!

できる範囲で、今日も楽しく、頑張りましょう~。

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